Caso Individual final, Charter de un proyecto. Curso Introducción a la administración de Proyectos.

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

CHARTER

PROYECTO PEREGRINO

Nombre del estudiante: Christian Ballar Jiménez

Nombre de la profesora: Yorleny Hidalgo

ACTA DEL PROYECTO
Fecha	Nombre de Proyecto
01 Noviembre de 2011	Lanzamiento de nueva generación del dispositivo Hércules I, empresa Boston Scientific de Costa Rica. Proyecto Peregrino.
Areas de conocimiento / procesos:	Area de aplicación (Sector / Actividad):
Procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, Cierre. Areas: Alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones, riesgos e integración.	Manufactura de dispositivos médicos (ambiente rigurosamente regulado por la FDA principalmente). Dispositivo utilizado en intervenciones quirúrgicas, especialidad de urología, salud de la mujer, para corregir prolapsos posteriores y anteriores.
Fecha de inicio del proyecto	Fecha tentativa de finalización del proyecto
Noviembre 2011	Marzo 2013
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general:   Realizar el plan de gestión del proyecto Peregrino, en un tiempo record de 16 meses, lanzamiento realizado desde Boston Scientific de Costa Rica. Objetivos especificos: Realizar el plan de gestión del alcance del proyecto para definir y controlar lo que está y no está incluido en el proyecto. Realizar el plan de gestión de la integración del proyecto para consolidar aquellas acciones que son cruciales para cumplir con las expectativas de los clientes e interesados. Realizar el plan de gestión del tiempo -cronograma del proyecto para lograr su implementación en el tiempo requerido. Realizar el plan de gestión del costo del proyecto para planificar, estimar, preparar el presupuesto y el plan de control del gastos, de manera que se complete dentro del presupuesto aprobado. Realizar el plan de gestión de la calidad del proyecto para determinar las políticas y objetivos de calidad de manera que el proyecto satisfaga las necesidades que le dieron origen. Realizar el plan de gestión de los recursos humanos del proyecto para organizar y dirigir al equipo del proyecto. Realizar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para segurar que la información se genera, captura, procesa y distribuye a tiempo y en forma. Realizar el plan de gestión de los riesgos del proyecto para identificarlos, darles seguimiento, mitigarlos y crear planes de contingencia en caso de que se materialicen. Realizar el plan de gestión de las adquisiciones del proyecto para planificar las compras requeridas para la implementación del proyecto.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Este proyecto Peregrino, por su nombre (el ave más rápido del mundo) nace porque es el primer proyecto de nuestra empresa que tiene que lanzar un producto revolucionario al mercado en un tiempo record, 16 meses contra 2 años según el historial de lanzamientos anteriores. Este proyecto nos va a permitir reposicionarnos en el mercado, ya que nuestra línea de dispositivos de la generación anterior, cuentan con una patente expirada, ya empezamos a perder segmento de mercado de un 100% a un 80% hoy en día. Se prevé que en 16 meses vamos a tener apenas un 50% de participación, con este nuevo producto esperamos llegar a un 75% los primeros dos meses después de su lanzamiento, y se proyecta que al cabo de un año es cuando nuestra empresa va a alcanzar la máxima participación en el mercado para este tipo de dispositivos, el cual es de un 90%. El objetivo de este proyecto es lanzar el nuevo producto al mercado, en la fecha pactada,  cumpliendo con las metas de costo, calidad, y alcance.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
Plan de gestión del proyecto Peregrino, en un tiempo record de 16 meses, lanzamiento realizado desde Boston Scientific de Costa Rica, logrando los siguientes entregables:. −     Cumplir con el alcance del proyecto, documentarlo. −     Cumplir con los costo de implementación pactados. −     Duración del proyecto, lanzar a tiempo. −     Definir y documentar criterios de calidad del proyecto. −     Haber maximizado los recursos humanos requeridos. −     Haber sido exitoso en las Comunicaciones durante el proyecto. −     Planeamiento de los adquisiciones para implementar el proyecto. −     Debida administración de los riesgos del proyecto, reportar resultado de la métrica. −     Gestion de la integración de los elementos del proyecto. −     Transferencia oficial a Producción una vez completo el lanzamiento. −     Documentación de las lecciones aprendidas durante la evolución del proyecto.
Supuestos
−     Toda la información necesaria para completar cada uno de los entregables del proyecto está disponible de manera oportuna. −     El plan de proyecto será propuesto por el grupo de proyecto y aprobado por el patrocinador. −     La empresa Boston Scientific sigue interesada en el proyecto a pesar del cambio de prioridades que pueda surgir a lo largo de la duración del proyecto. −     Tiempo de lanzamiento es la prioridad número uno, luego calidad, luego costo.
Restricciones
−     Alguna de la información del proyecto es confidencial por lo que el nombre de los productos y de la empresa no serán divulgados. −     El diseño del nuevo producto cumple con las necesidades del usuario final. −     El ambiente regulatorio es idéntico al del producto de la generación anterior. −     Los recursos de personal, empleados a tiempo completo, van a ser cubiertos por el patrocinador, a lo largo del tiempo establecido. −     Este nuevo producto puede correr solamente en una línea de producción, así que el tiempo de ciclo hay que estimarlo muy bien,  para poder suplir la demanda una vez lanzado el producto. −     Los tiempos de cotización son usualmente largos, en dicho caso se utilizarán estimados.
Información histórica relevante
Boston Scientific es una empresa pionera en el diseño, fabricación y distribución de dispositivos médicos mínimamente invasivos. En sus casi siete años de trayectoria en el país, nunca ha tenido que lanzar un nuevo producto en menos de 2 años, esto lo hace un reto interesante e intenso, ya que no hay antecedentes que nos hereden buenas prácticas para ser exitosos lanzando un nuevo producto en un tiempo record, o bien, un tiempo acelerado.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Involucrados  directo(s): Departamento de Producción, VP de Operaciones, Clínicas de reconstrucción Pélvica y Urólogos independientes que practican intervenciones de prolapso posterior y anterior, Departamento de Calidad, Equipo de aprobación de proyectos e inversiones (Patrocinador). involucrados indirecto(s): Departamento de Investigación y desarrollo, Finanzas, Materiales, Entrenamiento, Planeamiento, Logística, Desarrollo de Procesos, Facilidades, Mercadeo y Ventas, Clinico, Regulatorio, Aduanas, Gobierno de Costa Rica, Gobierno de los Estados unidos, FDA, y finalmente el paciente.
Aprobado por: Yorleny Hidalgo		Firma:
Realizado por Christian Ballar Jiménez

Caso 1 Grupal, Introducción a la Administración de Proyectos

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

PROGRAMA
MAESTRIA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Caso 1
Compra de una Bodega para Empresa Adpro




ESTUDIANTES:
Juan Gabriel Ruiz Gutierrez

Ana Cristina Ulloa Sáenz

Victor Osmar Mencia  Lezcano

Juan Carlos Robles Barrera

Christian Ballar Jiménez

PROFESORA:

Yorleny Hidalgo

15 OCTUBRE 2011

ENUNCIADO

Caso 1 (‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍Grupa‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍l)

La empresa Adpro lo ha contratado a usted para dirigir el siguiente proyecto: Compra de una bodega

Este proyecto le permitirá almacenar sus artículos y ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Antecedentes
La empresa tiene 10 años de existir en el mercado.

Los proyectos los han ejecutado con base en su experiencia y no tienen conocimientos de administración de proyectos.  Produce artículos de aseo para el hogar. (Algunos artículos pueden ser inflamables)

Tiene 1500 clientes (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas, colegios)
Requiere tener una bodega de fácil acceso ya que lo visitarán al menos 50 clientes al día.

Su estructura organizativa es la siguiente:

La bodega que podrían comprar está ubicada a 200 metros de las oficinas  actuales, la cual posee todas las características requeridas, está en un lugar comercial cerca de una guardería de niños y una escuela.

Nota: puede crear supuestos si es necesario

Los supuestos bajo los que se trabajarán son:

1) El proyecto es Compra de una bodega, con su respectivo arranque y puesta en marcha.

2) La venta de los artículos se realiza al por mayor

3) Uno de los objetivos estratégicos de la organización es incrementar sus ventas para el 2012 en un 50%.

4) La compra de los artículos de aseo para la venta en la bodega no es parte del alcance del proyecto.

5) Una vez entregada la bodega, la empresa es la responsable de generar la mejora continua con el fin de brindar un mejor servicio al cliente.

1. Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa, explique ampliamente?

A) Definición clara del problema, en el cual se indiquen los alcances del proyecto junto con sus limitaciones, una estimación de la duración del proyecto, el presupuesto asignado y la relación de este proyecto con los objetivos estratégicos de la organización.

En este caso, el problema sería: Compra y puesta en marcha de una bodega para almacenar y vender artículos de aseo al por mayor. El proyecto se debe implementar a mas tardar el 1 Diciembre del 2012, posee un presupuesto de $1 000 000. Este proyecto se alinea con el objetivo estratégico de la organización que indica: "Incrementar sus ventas para el 2012 en un 50%". La implementación de este proyecto no debe afectar las operaciones actuales y normales de los clientes externos e internos.

B) Análisis de Involucrados con el fin de definir el equipo del proyecto, los recursos humanos asignados y la relación de cada uno de los involucrados con el proyecto.

Este punto se detalla en la respuesta de la pregunta 2.

C) Determinar los riesgos del proyecto junto con el plan de mitigación de los mismos.

En la pregunta 3 se citan dos riesgos

2. Cuáles considera usted que son los involucrados y cuál es la importancia de cada uno de ellos?

Los involucrados en este proyecto serian:

A) El Patrocinador (Adpro): La importancia del patrocinador, como lo indica el Capítulo 2 del PMBok, es que es la persona que facilita los recursos para el proyecto y además, cualquier asunto que esté fuera del alcance del director del proyecto se debe canalizar a través del patrocinador.

B) Organización (Gerentes Funcionales): Son importantes ya que sus áreas podrían verse afectadas por el proyecto y además, es muy probable que se requiera la colaboración de algunas personas que se encuentran a su cargo.

C) El Equipo del proyecto: Son las personas que efectúan las tareas del proyecto, como mínimo debería incluir: un comprador, la persona que se va a encargar de administrar la bodega, la persona encargada de manejar el inventario, la persona encargada de seguridad ocupacional y el ingeniero industrial. Son claves para que el proyecto se concluya exitosamente y por lo tanto se deben involucrar desde el inicio del proyecto.

D) Los clientes externos (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas, colegios): La recuperación de la inversión en la nueva bodega depende del éxito que se logre en las ventas a estos clientes externos, por lo tanto se deben considerar sus requerimientos como parte de las entradas del proyecto. La satisfacción de los clientes externos es clave para lograr la meta de ventas de la empresa y recuperar la inversión.

E) Los futuros vecinos (la guardería, la escuela): Podrían tener una influencia negativa, ya que es probable que se opongan al proyecto y causen retrasos o el fracaso del mismo. Mientras que también podrían tener una influencia positiva, ya que pueden ser futuros clientes de la bodega.

‍‍‍‍F) Departamento Legal: Son las personas encargadas de brindar asesoría en materia legal, defender los intereses de la organización, todo dentro del marco jurídico correspondiente. En la empresa se van a manejar productos inflamables, y hay cercanía de personas hacia la futura bodega, por lo que todos los requisitos legales deben ser contemplados.

G) Clientes internos: personal que va a trabajar en la bodega. Por ejemplo el supervisor de la bodega de Adpro y los empleados de la empresa que van a laborar en la bodega. Son claves para determinar requerimientos del proyecto y los entregables más importantes.

H) Contratistas: Suplidores de servicios de construcción y de facilidades (eléctricas, aire acondicionado, etc). Se debe realizar una selección muy cuidadosa de los contratistas para asegurar que se cumpla el presupuestos y no generen atrasos al proyecto.

3. Mencione dos factores que podrían hacer que este proyecto fracase.
A) Los factores externos al proyecto (la cercanía de la escuela y guardería) y su relación con el hecho de que los productos a almacenar son inflamables. Si se desea almacenar en esta bodega productos inflamables, es de esperarse que los padres de familia de la escuela y comunidad se opongan a esto ya que sus hijos se encuentran en peligro de un incendio e inclusive explosión, dependiendo de lo inflamable que sean los químicos; por ende, pese a que el proyecto se lleve de una manera organizada y se cumplan todos los pasos para la compra de esta bodega, a la hora de que la misma empiece a funcionar se pueden dar bloqueos o manifestaciones por parte de la comunidad o padres de familia, así como demandas o situaciones similares contra la empresa que al final vayan a causar que la misma deba cerrar la bodega después de su arranque o inclusive que no dejen que esta arranque.

B) La falta de conocimientos en administración de proyectos por parte de la empresa. Esta falta de conocimientos en administración de proyectos puede generar una apatía por parte de los empleados de esta organización con respecto a la implementación de las herramientas, técnicas y filosofía de administración de proyectos, principalmente por el hecho de que tienen experiencia en proyectos y dado que la empresa tiene 10 años de existir, se puede asumir que los proyectos los han culminado exitosamente, lo cual genera cierto orgullo en la manera en que manejan sus proyectos y por ende aprender y aplicar una nueva filosofía lo pueden considerar como poco necesario. Es importante resaltar acá que si no se genera una sinergia positiva en el equipo de trabajo, los objetivos percibidos por el staff y el patrocinador pueden ser distintos o poco claros y por ende llevar al fracaso el proyecto.

Anexo 1

Herramientas de la Tecnología de la Información Empleadas para la Comunicación:

1.    Foro de la Universidad:  Se inició el contacto y la organización entre los compañeros a través de esta herramienta.

2.    Wiki:  Acá se plasmo el trabajo escrito

3.    Skype: Se utilizó esta herramienta para realizar una teleconferencia con los 5 miembros del equipo