Caso 1 Grupal, Introducción a la Administración de Proyectos

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

PROGRAMA
MAESTRIA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Caso 1
Compra de una Bodega para Empresa Adpro




ESTUDIANTES:
Juan Gabriel Ruiz Gutierrez

Ana Cristina Ulloa Sáenz

Victor Osmar Mencia  Lezcano

Juan Carlos Robles Barrera

Christian Ballar Jiménez

PROFESORA:

Yorleny Hidalgo

15 OCTUBRE 2011

ENUNCIADO

Caso 1 (‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍Grupa‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍l)

La empresa Adpro lo ha contratado a usted para dirigir el siguiente proyecto: Compra de una bodega

Este proyecto le permitirá almacenar sus artículos y ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Antecedentes
La empresa tiene 10 años de existir en el mercado.

Los proyectos los han ejecutado con base en su experiencia y no tienen conocimientos de administración de proyectos.  Produce artículos de aseo para el hogar. (Algunos artículos pueden ser inflamables)

Tiene 1500 clientes (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas, colegios)
Requiere tener una bodega de fácil acceso ya que lo visitarán al menos 50 clientes al día.

Su estructura organizativa es la siguiente:

La bodega que podrían comprar está ubicada a 200 metros de las oficinas  actuales, la cual posee todas las características requeridas, está en un lugar comercial cerca de una guardería de niños y una escuela.

Nota: puede crear supuestos si es necesario

Los supuestos bajo los que se trabajarán son:

1) El proyecto es Compra de una bodega, con su respectivo arranque y puesta en marcha.

2) La venta de los artículos se realiza al por mayor

3) Uno de los objetivos estratégicos de la organización es incrementar sus ventas para el 2012 en un 50%.

4) La compra de los artículos de aseo para la venta en la bodega no es parte del alcance del proyecto.

5) Una vez entregada la bodega, la empresa es la responsable de generar la mejora continua con el fin de brindar un mejor servicio al cliente.

1. Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa, explique ampliamente?

A) Definición clara del problema, en el cual se indiquen los alcances del proyecto junto con sus limitaciones, una estimación de la duración del proyecto, el presupuesto asignado y la relación de este proyecto con los objetivos estratégicos de la organización.

En este caso, el problema sería: Compra y puesta en marcha de una bodega para almacenar y vender artículos de aseo al por mayor. El proyecto se debe implementar a mas tardar el 1 Diciembre del 2012, posee un presupuesto de $1 000 000. Este proyecto se alinea con el objetivo estratégico de la organización que indica: "Incrementar sus ventas para el 2012 en un 50%". La implementación de este proyecto no debe afectar las operaciones actuales y normales de los clientes externos e internos.

B) Análisis de Involucrados con el fin de definir el equipo del proyecto, los recursos humanos asignados y la relación de cada uno de los involucrados con el proyecto.

Este punto se detalla en la respuesta de la pregunta 2.

C) Determinar los riesgos del proyecto junto con el plan de mitigación de los mismos.

En la pregunta 3 se citan dos riesgos

2. Cuáles considera usted que son los involucrados y cuál es la importancia de cada uno de ellos?

Los involucrados en este proyecto serian:

A) El Patrocinador (Adpro): La importancia del patrocinador, como lo indica el Capítulo 2 del PMBok, es que es la persona que facilita los recursos para el proyecto y además, cualquier asunto que esté fuera del alcance del director del proyecto se debe canalizar a través del patrocinador.

B) Organización (Gerentes Funcionales): Son importantes ya que sus áreas podrían verse afectadas por el proyecto y además, es muy probable que se requiera la colaboración de algunas personas que se encuentran a su cargo.

C) El Equipo del proyecto: Son las personas que efectúan las tareas del proyecto, como mínimo debería incluir: un comprador, la persona que se va a encargar de administrar la bodega, la persona encargada de manejar el inventario, la persona encargada de seguridad ocupacional y el ingeniero industrial. Son claves para que el proyecto se concluya exitosamente y por lo tanto se deben involucrar desde el inicio del proyecto.

D) Los clientes externos (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas, colegios): La recuperación de la inversión en la nueva bodega depende del éxito que se logre en las ventas a estos clientes externos, por lo tanto se deben considerar sus requerimientos como parte de las entradas del proyecto. La satisfacción de los clientes externos es clave para lograr la meta de ventas de la empresa y recuperar la inversión.

E) Los futuros vecinos (la guardería, la escuela): Podrían tener una influencia negativa, ya que es probable que se opongan al proyecto y causen retrasos o el fracaso del mismo. Mientras que también podrían tener una influencia positiva, ya que pueden ser futuros clientes de la bodega.

‍‍‍‍F) Departamento Legal: Son las personas encargadas de brindar asesoría en materia legal, defender los intereses de la organización, todo dentro del marco jurídico correspondiente. En la empresa se van a manejar productos inflamables, y hay cercanía de personas hacia la futura bodega, por lo que todos los requisitos legales deben ser contemplados.

G) Clientes internos: personal que va a trabajar en la bodega. Por ejemplo el supervisor de la bodega de Adpro y los empleados de la empresa que van a laborar en la bodega. Son claves para determinar requerimientos del proyecto y los entregables más importantes.

H) Contratistas: Suplidores de servicios de construcción y de facilidades (eléctricas, aire acondicionado, etc). Se debe realizar una selección muy cuidadosa de los contratistas para asegurar que se cumpla el presupuestos y no generen atrasos al proyecto.

3. Mencione dos factores que podrían hacer que este proyecto fracase.
A) Los factores externos al proyecto (la cercanía de la escuela y guardería) y su relación con el hecho de que los productos a almacenar son inflamables. Si se desea almacenar en esta bodega productos inflamables, es de esperarse que los padres de familia de la escuela y comunidad se opongan a esto ya que sus hijos se encuentran en peligro de un incendio e inclusive explosión, dependiendo de lo inflamable que sean los químicos; por ende, pese a que el proyecto se lleve de una manera organizada y se cumplan todos los pasos para la compra de esta bodega, a la hora de que la misma empiece a funcionar se pueden dar bloqueos o manifestaciones por parte de la comunidad o padres de familia, así como demandas o situaciones similares contra la empresa que al final vayan a causar que la misma deba cerrar la bodega después de su arranque o inclusive que no dejen que esta arranque.

B) La falta de conocimientos en administración de proyectos por parte de la empresa. Esta falta de conocimientos en administración de proyectos puede generar una apatía por parte de los empleados de esta organización con respecto a la implementación de las herramientas, técnicas y filosofía de administración de proyectos, principalmente por el hecho de que tienen experiencia en proyectos y dado que la empresa tiene 10 años de existir, se puede asumir que los proyectos los han culminado exitosamente, lo cual genera cierto orgullo en la manera en que manejan sus proyectos y por ende aprender y aplicar una nueva filosofía lo pueden considerar como poco necesario. Es importante resaltar acá que si no se genera una sinergia positiva en el equipo de trabajo, los objetivos percibidos por el staff y el patrocinador pueden ser distintos o poco claros y por ende llevar al fracaso el proyecto.

Anexo 1

Herramientas de la Tecnología de la Información Empleadas para la Comunicación:

1.    Foro de la Universidad:  Se inició el contacto y la organización entre los compañeros a través de esta herramienta.

2.    Wiki:  Acá se plasmo el trabajo escrito

3.    Skype: Se utilizó esta herramienta para realizar una teleconferencia con los 5 miembros del equipo