Introducción
Este documento tiene como fin resaltar las similitudes, diferencias y puntos claves de los capítulos 10 de los dos importantes textos para todo Gerente de Proyectos, como lo son la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del Pmbok) y el libro ¨Director Profesional de Proyectos [Director de Proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en el intento] ” de Pablo Lledó.
Ambos textos, en su capítulo 10, tratan el tema de la Gestión de las comunicaciones del Proyecto, e incluyen los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto en relación a esta gestión, basados en una estructura modular con entradas, técnicas y herramientas, y finalmente salidas, que alimentan el conocimiento del Gerente de Proyectos.
Resumen Ejecutivo
El Pmbok®, es un texto que recopila buenas prácticas para la Administración de Proyectos, posee una estructura modular basada en entradas, técnicas & herramientas, que nos facilitan la elaboración de salidas, todas bien organizadas y en continuo proceso de revisión por expertos de diversas áreas de la industria y servicios. El libro de Pablo Lledó es un complemento al Pmbok®, por lo tanto no son textos excluyentes, Lledó por su parte, utiliza una técnica de desarrollo similar al de documentos de otros autores, como por ejemplo el texto llamado ¨Preparación para el PMP¨ de Rita Mulcahy, entre otros, el cual consta de una estructura quizás más amigable, como elemento de lectura para complementar el conocimiento del Gerente de Proyectos.
Entre las principales semejanzas entre ambos textos, en el capítulo 10, puedo mencionar:
1. Ambos coinciden en su forma de proponer la gestión de las comunicaciones del proyecto, y lo hacen presentando y detallando los 5 procesos que la conforman, los cuales son: Identificar a los interesados, Planificar las comunicaciones, Distribuir la información, Gestionar las expectativas de los interesados y finalmente, Informar el desempeño.
2. Ambas coinciden en que una buena gestión de las comunicaciones es de vital importancia para el éxito de los proyectos, en todas las fases del ciclo de vida (conceptualización, desarrollo, ejecución y cierre) y que es preciso tener en cuenta los componentes del modelo de comunicación cuando se debate sobre las comunicaciones del proyecto. Una falla en la comunicación puede ejercer un impacto negativo, no deseado, por tanto es necesario estar preparado para los numerosos desafíos en la utilización de estos componentes para comunicarse de manera efectiva y lograr buena sinergia en todas las comunicaciones.
3. Son documentos complementarios, siendo el Pmbok® el documento de referencia utilizado por Lledó en su libro.
4. Ambos desarrollan los procesos de la Gestión de las comunicaciones del proyecto indicando entradas, herramientas y salidas, y lo presentan como un modelo sistémico-procesal alineado con el enfoque del estándar ISO 9000 (Project Management Institute, 2008).
5. Lledó y PMBOK® exponen que la gestión de las comunicaciones del proyecto tiene como objetivo garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. (Project Management Institute, 2008).
Las principales diferencias encontradas entre estos dos documentos son realmente superficiales, de forma y no de fondo, entre las cuales están:
1. El lenguaje: El Pmbok® utiliza un lenguaje más formal y clásico, Pablo logra explicar detalles en lenguaje más dinámico, mas casual, utilizando ejemplos y frases populares, como lo que presenta en la página 265 de su libro: ¨La principal habilidad de un DP es saber comunicar. No importa qué título tengas y en que profesión te hayas especializado, si no aprendes a comunicar de manera efectiva no conseguirás proyectos exitosos¨. Se puede observar que esta frase es poco formal, y logra inculcar un mensaje de manera clara y concisa al lector, entre otros comentarios y ejemplos utilizados en diferentes secciones y capítulos del documento.
2. Forma: Lledó incluye ejercicios, evaluaciones y preguntas al final de cada tema, con el fin de guiar al lector y entrenarlo para realizar la prueba de evaluación para optar por la certificación de PMP®.
3. Aplicaciones Prácticas: Lledó utiliza ejemplos cotidianos y frases populares para explicar los conceptos básicos y como utilizar las herramientas propuestas para el desarrollo de los procesos definidos para la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto del Pmbok®.
4. Ayudas Visuales: Lledó hace más uso de ayudas visuales más dinámicas y llamativas, que permiten al lector recordar temas o conceptos claves durante la elaboración del examen.
5. Alcance y Objetivo: Son diferentes, uno pretende mostrar una guía compilada de buenas prácticas para todo Gerente de Proyectos, y Lledó hace uso de esa guía, para usar su propia pimienta para explicar detalles en otro tipo de lenguaje, con otro tipo de acercamiento al lector, para lograr prepararlo para tomar el examen de certificación PMP®.
Gráfico 1. Mapa conceptual Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Conclusiones
Llegamos a la conclusión que no hay contradicción entre ambos textos, uno es el complemento del otro, y son de gran importancia para lograr instruir a los Gerentes de Proyectos, y a los candidatos a la certificación PMP®.
El Pmbok® siendo la guía y compendio de mejores prácticas en el ámbito de la gerencia profesional de proyectos, con su estructura y lenguaje formal, y el libro de Lledó, que utiliza el formato del Pmbok® para explicar detalles, con un lenguaje sencillo, casual, con ejemplos y frases, con el fin de preparar a los candidatos a la certificación PMP®, en los cuales no se encuentran diferencias de fondo pero si de forma, diferencias muy superficiales, las cuales principalmente radican el lenguaje, los ejercicios adicionales y preguntas, las ayudas visuales, el alcance y objetivos.
La correcta aplicación de los cinco procesos que conforman la gestión de las comunicaciones del proyecto, nos permite como Gerentes de Proyecto contar con mayores posibilidades de éxito en todas las fases del ciclo de vida del proyecto, y en los resultados finales, ya que la comunicación implica aproximadamente el 90% del trabajo que realizamos como GPs, siendo uno de los aspectos principales para el éxito de los proyectos, debemos ser cuidadosos con la selección del método y forma de comunicación, ya que nos fijan la ruta de la asertividad en el proceso de comunicación.
Referencias Bibliográficas
- Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Project Management Institute, Inc. Cuarta Edición. Estados Unidos, 2008.
- Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos: Cómo aprobar el PMP sin morir en el intento (2.5 ed.). (P. Lledó, Ed.) Victoria, VC, Canadá: Pablo Lledó, 2009.
